Posizione aperta: addetta/o alla segreteria

Posizione aperta: addetta/o alla segreteria

Sostituzione di Maternità, da Marzo 2024 per 9 mesi circa

PRINCIPALI FUNZIONI DELL’ADDETTA/O ALLA SEGRETERIA E CONTABILITÀ

  • Occuparsi della contabilità dell’organizzazione da redigere su apposito programma di gestione contabile e inserimento dei movimenti in entrata e uscita.
  • Redigere la corretta rendicontazione dei Progetti in accordo con le linee guida dei soggetti finanziatori (istituzioni e/o privati).
  • Offrire un supporto amministrativo al coordinatore locale nel pvs durante la fase di avanzamento del progetto.
  • Garantire che siano ottemperati gli obblighi amministrativi/contabili previsti dal donatore.
  • Riconciliare il rendiconto presentato coerentemente con la contabilità italiana (Co.Ge).
  • Garantire la corretta tenuta dell’inventario dei beni di progetto, finalizzata al bilancio.
  • Garantire la riconciliazione bancaria e delle casse in loco.
  • Supportare la coordinatrice dei progetti in fase di progettazione nella scrittura dei budget di progetto, sulla base delle procedure del donatore e nella redazione dei rapporti intermedi e finali finanziari per i vari donatori.
  • Collaborare con il CD e il gruppo amministrativo dell’associazione per la predisposizione annuale dei budget economici e finanziari preventivi di tutti i progetti.
  • Fornire, quando richiesto, al CD il quadro della situazione economico – finanziaria.
  • Tenere sotto controllo l’andamento delle entrate e delle uscite per singolo progetto e in generale dell’Associazione anche al fine di riorganizzare e consolidare i progetti esistenti.
  • Occuparsi dello scadenzario dell’associazione e avvisare il CD e i vari referenti delle scadenze prossime.
  • Occuparsi del tesseramento e della tenuta dei libri associativi (verbali del CD, libro soci, libro volontari, libro organo di controllo ecc).
  • Aggiornamento e controllo pagamenti DB Adozioni a distanza.
  • Sollecito pagamenti adozioni, progetti, rinnovo tessere.
  • Supportare il lavoro del Consiglio Direttivo e del Tesoriere in merito a quanto indicato dal Presidente, nella gestione quotidiana delle attività, attraverso compiti di carattere organizzativo, esecutivo e operativo.Gestire l’archivio dei documenti dell’Associazione (cartacei-informatici).
  • Coordinare e gestire le attività e la documentazione per missioni/incontri/riunioni.
  • Tenere sotto controllo i processi tramite: la gestione dei budget di progetto e della sede, analisi dei dati finanziari e reporting finanziario dei vari progetti; gestione del personale locale e della sede attraverso la compilazione di timesheets, mandati di pagamento, ecc
  • Inviare bisettimanalmente una relazione dell’operato al CD.

REQUISITI RICHIESTI:

Diploma o laurea breve in discipline economiche
Esperienza di almeno 3 anni nella gestione amministrativa di progetti
Ottima conoscenza degli applicativi MS Office conoscenza di software contabili
Conoscenza dell’inglese (B1)

COMPETENZE E CAPACITA’

capacità di lavorare in gruppo e precisione nell’adempimento delle procedure amministrative;capacità organizzative e predisposizione a interagire e collaborare in termini di pianificazione e coordinamento con i propri responsabili;capacità di relazionarsi con diversi soggetti;capacità di lavorare per scadenze;

SEDE DI LAVORO: Firenze, presso la sede dell’associazione

IMPEGNO LAVORATIVO: 20 ore settimanali 

A PARTIRE DA MARZO 2024 PER CIRCA 9 MESI


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